כל בעל עסק יודע – יעילות היא שם המשחק. וכדי להיות יעילים, עליכם להחזיק בתכנית עסקית – כזאת שתעזור לבעל העסק לנווט את הספינה בים הסוער. פנינו לדורון שנהב, מנהל האתר businesswise – מתמחה במתן שירותי ייעוץ ואימון עסקי לעסקים וללקוחות פרטיים, במטרה להבין מתי נדרשת תכנית עסקית, על המשמעויות שלה ועל הדרך ליישם אותה בשטח תוך התמקדות במצב קיצון בו העסק מגיע לקשיים כלכליים ו/או תפעוליים.
תכנית עסקית במצבי התייעלות והבראה
בדרך כלל, נהוג לגבש תכנית הבראה או התייעלות, וליישם אותה באחד משני מקרים:
- כשהחברה נמצאת בהפסדים לאורך זמן
- כשהחברה אינה מתפקדת כראוי, והרווחים שהיא מניבה אינם מספקים את בעליה
במצבים אלו, המאופיינים באי שקט ארגוני, תחושת חוסר ודאות, והבנה כללית שנדרש שינוי, אך מהותו והיקפו ולא ידועים –התועלת שניתן להפיק מגורם חיצוני היא רבה. לצורך גיבוש תוכנית הבראה והתייעלות, תפקידה של חברת ייעוץ עסקי ופיננסי הוא לבחון באופן אובייקטיבי את החברה ולאתר את נקודות הכשל העיקריות לצד ההזדמנויות שיכולות להוות מנוע לצמיחה מחודשת ולהוביל את העסק חזרה לדרך הנכונה.
במקרים רבים של כתיבת תוכניות עסקיות להבראה והתייעלות, בהם קיים ביקוש, ולו מינימאלי, למוצר או לשירות, והנהלת החברה יכולה ורוצה לבצע שינויים – ניתן להוביל את החברה לשינוי משמעותי. השינויים הנדרשים אינם מסתכמים בקיצוצים, כי אלו אינם מספיקים על מנת לפתור לטווח ארוך את כל הבעיות מהן סובלת החברה ולהוביל אותה ליציבות ורווחיות.
מה גם שקיצוץ בעלויות הוא לרוב הצעד הראשון שיוזמת חברה שנקלעה לקשיים ולשם כך בלבד, בוודאי שאין לה צורך לשכור את שירותינו.
התהליך לגיבוש תוכנית הבראה והתייעלות משתנה בין חברה לחברה, ואין שני תהליכים הדומים באופן מוחלט האחד לשני. ליבת התהליך, על שלביו העקרוניים, מתוארת להלן.
השלבים המקובלים בהכנה ויישום של תוכנית עסקית הבראה והתייעלות
שלב א: בדיקת מצב פיננסי נוכחי: רמת רווחיות, מקורות מימון, תזרים מזומנים ותחזית פיננסית לטווח הקצר.
שלב ב: איסוף מידע באמצעות עיון במסמכים, וביצוע ראיונות עומק עם גורמי מפתח בחברה (הנהלה ועובדים) ומחוצה לה. הנושאים שיבחנו יכללו, בין היתר, את המפורט להלן:
רמת ההכנסות ומקורותיהן, בחינת המוצרים והשירותים הנמכרים והרכב עלויותיהם, בדיקת תמחור, שיטות בקרה וניהול, נהלי עבודה קיימים.
שלב ג: איתור בעיות הליבה מהן סובלת החברה, גיבוש הפתרון ובחינת השפעתו על מצבה הכספי. מניסיוננו, חברות סובלות בד"כ ממספר מצומצם של בעיות ליבה, שגורמות לבעיות משניות רבות הנגזרות מאותן בעיות ליבה קריטיות. אלה לא יותר מסימפטומים. גיבוש פתרון לבעיות הליבה מאפשר לפתור ביתר קלות גם את הבעיות המשניות.
איתור בעיית הליבה היא משימה שרבים מהעסקים מתקשים בה. לדוגמא, רבים סבורים שבעיית מכירות עונה להגדרה של בעיית ליבה ובמרבית המקרים, בעיית מכירות היא רק סימפטום .
שלב ד: גיבוש תכנית התייעלות והבראה בהתבסס על ממצאי הבדיקה, והאופן שבו הוגדרו בעיות הליבה. בשלב זה, שלל המידע שנאסף הופך למסמך מוצק, הכולל שלבים ולוחות זמנים לביצוע.
שלב ה: ליווי החברה תוך כדי בקרה על יישום הפעולות שכלולות בתוכנית ההתייעלות, הטמעת כלים ממוכנים התומכים ביישום וסיוע שוטף בהוצאתו לפועל.
כתיבת תגובה