חשבונית דיגיטלית – 4 מערכות שונות בסקירה מקיפה

עסק מצליח מאופיין בניהול חשבונות איכותי. ניהול חשבונות נכון ומעקב שוטף, יכולים לעשות את ההבדל בין עסק מצליח לכושל. בחרתי להציג בפניכם את אחת המערכות שעומדות בבסיסו של כל עסק – מערכת חשבונית דיגיטלית. עם ההיצע הרחב שקיים כיום בשוק, קשה לעתים להחליט איזו מערכת היא הכדאית ולא פחות חשוב, המשתלמת ביותר בעבורכם. בחרתי לסקור את 4 חשבוניות הדיגיטליות המובילות כיום בשוק תוך התמקדות בתמורה שתקבלו מכל אחת מהן. המסקנה – לא תמיד מה שמוכר הוא הטוב ביותר.

כיזם אינטרנט מתחיל, הייתי צריך לקבל את ההחלטה כיצד לנהל את החשבונות בעסק הצומח. בעולם הדיגיטלי, נדמה שהאפשרויות בלתי מוגבלות. עם היצע רחב כל כך של שירותי הנהלת חשבונות וניהול הכנסות והוצאות, לא קל לשים את האצבע על המערכת המשתלמת והטובה ביותר – בטח בשלבים התחלתיים שבהם איננו יודעים בדיוק מה נצטרך ושהמושגים קבלה, חשבונית וחשבונית מס, לא ממש נמצאים במרכז חיינו. בחרתי לחסוך לכם זמן יקר ולשתף אתכם בניסיון שהיה לי עם מספר מערכות מובילות. מקווה שניסיוני יכול לקצר לכם את הדרך לביצוע ההחלטה הטובה ביותר עבורכם.

עדכונים

המערכות השונות מתעדכנות לעתים תכופות ולכן יתכנו שינויים מעת לעת. ידוע לי שחשבונית ירוקה עומדת לצאת עם מערכת חדשה בקרוב

למה חשבונית דיגיטלית ולמי זה מתאים

חשבוניות דיגיטליות הלכו והתפתחו בעשור האחרון עד שכיום, כמעט כל מי שאני עובד איתו משתמש בהן. נוחות עבודה, חיסכון בפנקסי נייר, חישובים ופילוח נתונים בלחיצת כפתור, אפשרות לשלוח את החשבונית בדואר אלקטרוני – הן ללקוח והן לרואה החשבון (במידה שהוא משתף פעולה) ואם אתם חושבים ירוק, בוודאי תשמחו לשמוע שעזרתם בהורדת כמות הנייר הנצרכת ואולי תצילו עוד עץ (; חלקכם בוודאי יאמר שחשבונית דיגיטלית מתאימה לפרילנסרים ואנשי אינטרנט ולא לכל אחד. יש אמת בדברים אך יחד עם זאת, לאחר עבודה ממושכת עם מספר מערכות, אני סבור שחשבונית דיגיטלית יכולה להתאים ולשפר את העבודה של בעלי מקצוע רבים. לא מזמן שכנעתי חבר טוב – שיפוצניק במקצועו, להתחיל ולהשתמש באחת המערכות המוכרות. נכון שהיה קשה לשכנע מישהו שרגיל כל כך לעבוד עם פנקסים במשך שנים רבות, אך לבסוף הצלחתי להוכיח לחברי שהתועלת עולה על קשיי ההסתגלות (המועטים אם בכלל).

מבלי לחפור יותר מדי, אני חושב שמה שטוב לאנשי מקצוע ולעסקים מובילים בתחומים שונים – לבטח טוב גם לכם – אחת כמה וכמה שבדרך כלל זה אפילו יותר זול ונוח.

בנקודה זו ברצוני לציין שאם אתם נמנים על אלה שפוחדים מדברים חדשים או מסביבת המחשב, דעו לכם שלאחר התמודדות קצרה, תוכלו להיות גאים בעצמכם ולחסוך זמן יקר. קפצו למים ותלמדו שהשחייה בעולם הזה הרבה יותר פשוטה ממה שאתם מתארים.

מה צריך לדעת לפני שבוחרים מערכת ניהול חשבונות

חתימה דיגיטלית מאובטחת

מבלי להיכנס למושגים טכניים ומשפטיים שלא בטוח שיעניינו אתכם (ואותי), עליכם לדעת שכל מסמך חשבונאי כגון חשבונית, קבלה, או חשבונית מס קבלה, יכולים להישלח בדואר האלקטרוני אך ורק אם הם חתומים דיגיטלית. לפני שאתם בוחרים תוכנה להנפקת חשבוניות באינטרנט, עליכם לוודא שהיא אכן חותמת ומאבטחת את המסמכים באופן דיגיטלי – כזה שמוכר לרשויות המס בישראל.

כמות מסמכים שניתן להנפיק

עסק מתחיל, לא תמיד יודע לכמה מסמכים יזדקק, בעיקר במצבים בהם נדרשת קצת יותר מחשבונית מס קבלה. השאיפה היא לקבל כמה שיותר בכמה שפחות. כמו כן, וודאו שקיימת תכנית צמיחה נוחה בשירות שבו אתם שוקלים להשתמש (עלויות נמוכות לחריגה או אפשרות מעבר ממסלול למסלול בתנאים נוחים).

מספר משתמשים

מי משתמש במערכת? האם אתם היחידים או שקיים הצורך לפתוח משתמש נפרד לניהול הוצאות והכנסות של עסק נוסף? ברוב המקרים, לעסק בשלבי הקמה, משתמש אחד עשוי להספיק.

מספר לקוחות שניתן לנהל

אל תתבלבלו עם כמות המסמכים שניתן להפיק. בואו ונדגים את ההבדל באופן קיצוני. נניח שאתם יכולים להפיק 100 מסמכים במסלול הקיים אך ל-5 עסקים שונים. אם אתם צופים צמיחה (אני מקווה מאוד שכן), וכמות הלקוחות תעמוד על יותר מ-5, אין שום תועלת ב-100 המסמכים שאתם יכולים להנפיק.

ניהול הוצאות

כאן מגיע החלק המעניין. אני מאמין שמנהל טוב לא מחכה לסוף החודש (או החודשיים בדיווח דו חודשי) על מנת לדעת באיזה מצב נמצא העסק מבחינת הוצאות והכנסות. לכן, אני ממליץ בחום, לאמץ את אחת המערכות שמספקות לכם מעקב ודיווח שוטף על ההוצאות וההכנסות בכל רגע נתון. ברוב המקרים, השירות ניתן בתוספת תשלום ובכל אופן, גם אם בחרתם לוותר על השירות מטעמי עלות (לגיטימי לחלוטין), אני סבור שניהול קובץ אקסל פשוט יכול לתרום בנקודה זו.

סליקת כרטיסי אשראי

סליקת כרטיסי אשראי היא נושא כשלעצמו ואני אעלה מדריך בנושא זה בעתיד. יחד עם זאת, תשאלו את עצמכם האם אתם זקוקים למערכת סליקה. ההצעות נראות מפתות אך אם אתם חושבים כמוני, כל שקל שיוצא מהעסק, צריך לספק תועלת – ורצוי תועלת מידית. רובנו אינם זקוקים למערכת סליקה ואם אתם כן צריכים, אני מציע לערוך סקר שוק ולהשוות הצעות מחברות האשראי והסליקה השונות.

גיבוי

הדבר האחרון שאתם מעוניינים בו הוא מחיקת המסמכים החשבונאיים שלכם. למען הסר ספק, האחריות על שלמות המסמכים היא שלכם ולכן אתם לבטח מעוניינים במערכת חשבוניות עם גיבוי הולם.

סקירת 4 מערכות לניהול חשבונות/חשבונית דיגיטלית

ענף שירותי הנהלת החשבונות באינטרנט רחב במיוחד וכמעט בכל חודש קמה לה חברה חדשה. לפניכם סקירה שמתבססת על ניסיוני האישי ועל ההיכרות שלי עם המערכות הללו. אם אתם סבורים ששכחתי מערכת חשבוניות דיגיטליות / ניהול חשבונות, אני מזמין אתכם לשתף אותנו בסוף הכתבה.

אקדים ואומר שלא תמיד המוצר הטוב ביותר נמצא בראש רשימת האתרים כאשר עורכים חיפוש בגוגל ולפעמים צריך לחפור ולחפש מוצרים ושירותים גם בעמוד השני של התוצאות.

חשבונית ירוקה

אחת המערכות המוכרות ביותר ובצדק.

יתרונות

• ידידותי למשתמש – חשבונית ירוקה מאופיינת בעיצוב היפה והידידותי ביותר לטעמי. המאמץ שהושקע באפיון המערכת נראה בבירור. אני מאמין שכל אחד יכול להתמצות במערכת ולהרגיש מנהל חשבונות מדופלם לכמה רגעים.
• תמיכה – בחשבונית ירוקה, לא תמצאו טלפון אליו ניתן להתקשר ולקבל תמיכה. למרות זאת (ולאחר שבדקתי בעצמי), תוכלו לקבל מענה מקצועי על השאלות באמצעות האימייל או הפייסבוק – בתוך 10 דקות בשעות הפעילות. מסתבר שזה עובד לא רע בכלל.
• מחיר – מגוון מסלולים גמיש עם אפשרות ל-30 ימי נסיון. נכון לחודש אוגוסט 2016, תוכלו להתחיל ולהשתמש בשירותים בתמורה ל-17 ש"ח לחודש.

חסרונות

•  ניהול הוצאות – נכון לכתיבת שורות אלה, לא קיימת אפשרות לניהול הוצאות. בשיחה עם החברה נאמר לי שהם מפתחים את השירות בימים אלה.

סיכום: ממשק פופולרי ולא בכדי. מחירים סבירים ואפיון מעולה.

ifreelance

עוד אחת המתוכנות המוכרות בשוק.

יתרונות

• מחיר – תוכלו להתחיל ולהשתמש במערכת בחינם (ללא חתימה דיגיטלית).
• ידידותי – תפעול פשוט באופן יחסי.

חסרונות

• חתימה דיגיטלית – אם אתם מעוניינים לשלוח את המסמכים לנמענים בדואר אלקטרוני, תצטרכו להיפרד מ-100 ש"ח לשנה. קשה לי לראות מצבים שניתן להשתמש במערכת חשבוניות ומסמכים דיגיטליים ללא חותמת אבטחה – מה ששם בספק גדול את ההבטחה לספק שירות חינמי. יחד עם זאת, גם בתוספת ה-100 שקלים, זו אחת המערכות המשתלמות ביותר.
• מחיר סופי – עשוי להיות רחוק מהחינם שתיארתם לעצמכם – בטח בשקלול תוספת תמיכה שנתית (200 ש"ח) והחתימה הדיגיטלית (100 ש"ח). בחשבון פשוט ובתוספת השירותים הללו, המחיר החודשי יעלה 25 ש"ח.
• מערכת ניהול הוצאות – לא קיימת.

סיכום: אין מתנות חינם. מערכת טובה מאוד אך כדי ליהנות משירותי הכרחיים צריך לשלם. זו לא נקודה בעייתית אך כדאי לדעת לפני שבוחרים בשירות מסויים על סמך מחיר.

לינט

עדכון מהתאריך 12.12.16 ארי מצוות לינט מעדכן שתוכנת לינט לא רק יודעת לנהל הוצאות אלא גם יודעת לנהל מערכת חשבונאות דו-צדית או חד צדית מלאה כולל ניהול תשלומים לספקים, ניהול הפקדות בנק, התאמת בנקים, וחשבונות, להפיק דוחות מע"מ וכדומה. כמו כן מבקש לעדכן שלתוכנה אין יותר מסלול חינמי.

אולי פחות מוכרת מהמתחרים העיקריים אך יחד עם זאת, אחת משירותים הוותיקים בענף.

יתרונות

• מחיר – יחס עלות תועלת אולי הגבוה ביותר. לינט מציעה לכם את שירותיה הבסיסיים בחינם.
• תכונות – תוכלו ליהנות מהתכונות העיקריות בחינם, לרבות הפקת מסמכים ללא הגבלה של כמות מסמכים או לקוחות.
• חתימה דיגיטלית – ניתנת כבר במסלול החינמי.
• תמיכה – באתר החברה מגוון רחב של סרטוני הסבר לכל חלק בממשק.
• ניהול הוצאות, תשלומים ועוד.

חסרונות

• ידידותיות – קשה לי לסווג את הסעיף כחיסרון מאחר והתכנה, בשילוב עם ההסברים המפורטים, מהווה חבילה משתלמת במיוחד. יחד עם זאת, לטעמי האישי, היא פחות ידידותית ביחס לחשבונית ירוקה לצורך ההשוואה. אל תטעו – היא עדיין פשוטה באופן יחסי לשימוש.

סיכום: אחד השירותים המשתלמים ביותר להפקת חשבוניות דיגיטליות.

סמרטבי – הבחירה שלי

אני מניח שרובכם אינו מכיר את המערכת הנפלאה של סמרטבי. אקדים ואומר שלדעתי זו המערכת הטובה ביותר שמשאירה את כולם מאחור.

יתרונות

• מחיר – 10 שקלים לחודש ללא הגבלה על כמות המסמכים והלקוחות. בימים אלה, השיקה החברה מבצע עם חברת ויזה כאל, במסגרתו, יכולים לקוחות ויזה כאל ליהנות משירותי החברה בחינם.
• ידידותי – ההתרשמות שלי היא שמי שבנה את המערכת מאמין שפשוט זה טוב. לא תראו כאן התחכמויות מיותרות והתפעול ממש נוח, גם למי שאינו עבד עם מערכות דומות בעבר.
• חתימה דיגיטלית – כחלק מחבילת הבסיס.
• ניהול הוצאות – השירות היחיד ברשימה שמציע ניהול הוצאות. כל מה שאתם צריכים לעשות הוא לצלם את הקבלות עבור ההוצאות, לסווג אותן – וזהו. המערכת שולחת את הנתונים לרואה החשבון ומציגה לכם את מצב העסק בכל רגע נתון. יתרון נוסף, האפליקציה של החברה מסמלת את סיום עידן השקיות שנשלחות בסיום כל חודש לרואי החשבון. אפשרות ניהול ההוצאות, מסופקת בעלות של 20 שקלים. אם תרצו ניהול חשבונות מלא, תצטרכו להוסיף עוד 10 שקלים (על פי מחירון החברה באתר האינטרנט).

חסרונות

• עיצוב – ממשק פחות מעוצב מהמתחרים אבל גם גוגל היו פחות מעוצבים משאר מנועי החיפוש שאף אחד לא זוכר… בהפקת חשבוניות אני סבור שצריך ממשק נוח בעל מראה עסקי ואת זה סמרטבי עושים באופן טוב מאוד.
• שירותי סליקה – נכון לזמן כתיבת שורות אלה, הממשק אינו מציע שירותי סליקה. תגובת החברה: "אנו עושים מאמצים על מנת לספק פלטפורמת סליקה חדשנית שתעלה בשבועות הקרובים".

סיכום: הבחירה הטובה ביותר. מגוון האפשרויות והמחירים המצחיקים, הופכים את סמרטבי לבחירה הטובה ביותר. זה לא שהיא עושה דברים טוב יותר, היא עושה דברים שאחרים לא עושים ועוד בעלויות נמוכות יותר. אם אתם עדיין שבויים בעיצוב הממשק, כדאי שתזכרו שגוגל הגדולה לא מציעה עיצוב שובה עין. היא מציעה את השירות הטוב והנוח ביותר ולדעתי כך גם סמרטבי.

יש שירות מומלץ ששכחתי? מה אתם חושבים? אשמח לשמוע את דעתכם.