הובלות משרדים שונות בתכליתן מהובלות דירה. אם חשבתם שבחירת מובילים להובלת דירה היא משימה קשה, כדאי שתשמעו על הסיכונים שאתם צריכים להכיר לפני הובלת הנכס האסטרטגי שלכם. על הסיכונים, הצרכים ואיך לבחור חברת הובלות איכותית – למשרד.
ענף ההובלות סובל ממוניטין בעייתי. אין עשן בלי אש אך לאחר שיצא לי לעבוד עם מספר מובילים, אני יכול לומר לכם בוודאות שישנם הרבה אנשים מקצועיים בתחום – הן מבחינת שירות והן מבחינת מקצועיות ואמינות. יחד עם זאת, הובלת דירה אינה דומה כלל להובלה של משרד ואם אתם חושבים לעבור משרד, כדאי שתכירו את ההבדלים והאפשרויות הנוספות שנמצאות לרשותכם. ניהול נכון של הובלת המשרד יכולה לחסוך לכם כסף ולמנוע עגמת נפש.
מה עושה את ההבדל בין חברת הובלות לחברת הובלות משרדים?
אם חשבתם שכדי להוביל משרד אפשר להסתפק במספר בחורים חסונים, טעות בידכם. הובלת דירה היא מקצוע לכל דבר ועניין ומעבר למאפיינים המשותפים שאתם צריכים לחפש כשעוברים דירה, עליכם לתת את הדעת לגורמים נוספים.
אני מניח שאתם מכירים את הכללים הבסיסיים של בחירת חברת הובלות דירה ואני חושב שמיותר להיכנס לפרטים במדריך זה שמוקדש כולו לסביבה המשרדית. יחד 
עם זאת ישנן עקרונות כלליים שתקפים בכל פעם שמחפשים בעל מקצוע.
- המלצות
- ניסיון
- יכולת התמודדות עם המשימה
- עריכת חוזה עבודה שמסדיר את מהות העבודה, זמנים והסדרי התשלום בעבורה.
בהובלות משרד המצב מסובך קצת יותר. מעבר לנקודות שהוזכרו, צריך לתת את הדעת למספר דברים נוספים שידרשו ושיכולים לשפר את חווית המעבר ושורת ההכנסות שלכם.
נציג מלווה מטעם חברת ההובלות
על מנת להעביר משרדים גדולים ובינוניים, יש צורך בתכנון מוקדם. כחלק מהתכנון המוקדם, חברת ההובלות צריכה להקצות לכם נציג מטעמה – כזה שיודע לדבר, להסביר ובעיקר להקשיב לצרכים שלכם. מלווה מקצועי יכול לעזור לכם בתכנון האריזה והמעבר, תיאום של פעולות שונות ואספקת חומרי אריזה ופתרונות אחסנה.
חומרים מסווגים
לכל עסק יש חומרים מסווגים – אם אלה אנשי הקשר, חשבוניות, שיטות עבודה ועוד. מדובר על מידע יקר ערך שלא רק צריך לשמור עליו, צריך גם לראות מי שומר עליו. מעבר לכך, ישנם חומרי אריזה מיוחדים שמטרתם למנוע גישה אל התוכן הפנימי.
בנוסף, בסביבה המשרדית ישנם מחשבים וציוד היקפי עליהם צריך לשמור ולוודא מעבר מסודר. מעבר לאריזה הקפדנית, מנו לפחות אדם אחד שיהיה בקשר עם חברת ההובלות ויעקוב אחר ביצוע ההובלה מקרוב.
הובלה לילית
בסביבה העסקית, זמן שווה כסף וכל עיקוב עשוי לעלות לנו – ולא מעט. להובלה לילית יתרונות רבים. ראשית, אם אתם ממוקמים במרכז הארץ, סביר להניח שתרצו 
להימנע מכניסה לפקקי תנועה שיבזבזו זמן יקר. הובלה לילית תפתור לכם את הבעיה. מעבר לכך, הובלה לילית תפגע בשגרת העבודה באופן מינימלי ובמקרים מסוימים כלל לא תפריע לשגרת העסקים שלכם. הכוונה פשוטה מאוד. תתארו לעצמכם שהמובילים מגיעים מיד עם סיום יום העבודה, מבצעים את ההובלה אל תוך הלילה ובבוקר כבר הכל מוכן לעוד יום עבודה – הפעם במשרד החדש. בצורה כזו תרוויחו זמן יקר וסכום כסף לא מבוטל.
פירוק והרכבת ריהוט משרדי
פירוק ארון בגדים זה דבר אד אך כדי לפרק ולהרכיב שולחנות וריהוט משרדי יקר ערך, אתם צריכים אנשים מקצועיים (והדגש הוא על מובילים ולא מוביל אחד). מיותר לציין כמה הציוד המשרדי יקר ואיך פירוק והרכבה לא נכונים, יכולים להזיק לו.
מהירות ביצוע וחזרה מוקדמת לשגרת העבודה העסקית
אתם יודעים כמה מובילים יהיו שותפים לתהליך? כמה משאיות צריך? במעבר משרד, עלינו לשאוף ולסיים את ההובלה ביעילות ומהירות האפשרית. בדקו מבעוד מועד כמה מובילים יגיעו אליכם ודרשו כמות מספקת של כוח עבודה. כמו כן, ציינו זאת בחוזה בצורה ברורה.
אריזה
האם אתם זקוקים ויכולים לשכור שירותי אריזה. במידה שהתשובה חיובית, שקלו לשכור את שירותיה של אחת החברות שמתמחות בסידור וארגון סביבת העבודה.
מתקנים רגישים
המשרד שלכם מצוי בקרבת מתקנים רגישים? יתכן שתצטרכו להכין למובילים אישורי כניסה. אל תעשו זאת ברגע האחרון. כמו כן, אם אתם עובדים עם משרדי ממשלה או מתקנים רגישים, יתכן שיהיה עליכם לבצע בדיקה ביטחונית או פלילית של המובילים. קחו זאת בחשבון כך שלא תהיו מופתעים ברגע האחרון.
ככל שהמשרד שלכם גדול והתחום שבו אתם עוסקים מורכב יותר, כך ההובלה של המשרד דורשת תשומת לב יתרה. היערכות מוקדמת, ביצוע מכרז ותכנון כל הפרטים עם לוחות זמנים ברורים, יבטיחו שמעבר המשרד יתבצע בצורה הטובה ביותר עם פגיעה מינימלית בשגרת העסקים שלכם.
כתיבת תגובה