אחד האתגרים שכל בעל משרד עומד בפניהם הוא כיצד ניתן להוזיל את העלויות הגבוהות. במקרים רבים, העלויות כל כך גבוהות ששמות את רווחיות העסק בסימן שאלה אחד גדול.
סעיפי ההוצאות בכל משרד גבוהים מאוד וכוללות הוצאות שכר דירה, עובדים, ריהוט, ציוד משרדי ועוד. אם מוסיפים לזה את הסוגיות הכלכליות שצריך להתמודד עמן כגון העסקת עובדים או מיקור חוץ, מגיעים למצב שבו מדובר בטווח עצום של שאלות שצריך לתת עליהן את הדעת.
מאחר שמדובר במגוון רחב כל כך של הוצאות, יש לבחון כל סעיף לגופו ומובן שמדריך אחד אינו יכול לעשות זאת באופן יסודי. על כן החלטנו לכתוב מספר מדריכים שיספקו לכל בעל משרד את הכלים לחתוך בהוצאות השוטפות מצד אחד מבלי לפגוע ביעילות ואיכות השירות שהמשרד מספק.
מהן ההוצאות הבולטות בכל משרד?
בניגוד למשרד הביתי או לשכירת חלל עבודה משותף, ישנן הוצאות גבוהות מאוד שנלוות למשרד שכור. בין ההוצאות הבולטות ניתן למצוא דמי שכירות, ארנונה, חשמל ותקשורת, כיבוד, ניקיון, מים, חניה ועוד כשאחת ההוצאות הבולטות היא ההוצאה על ציוד משרדי – החל מנייר ועד לקלסרים וכלי כתיבה.
ההוצאות על כלי כתיבה הולכות ועולות ככל שמדובר במשרד גדול יותר עם כמות עובדים מרובה ויכולות להגיע לאלפי שקלים בכל חודש והרבה יותר. נשאלת השאלה האם ניתן להוזיל את העלויות הללו ואם כן אז כיצד.
ענף תחרותי במיוחד
לאחרונה ערכתי שיחה עם אחד מספקי הציוד המשרדי הגדולים באזור המרכז. עניין אותי לדעת כיצד ניתן לנהל עסק מצליח כל כך ועוד בלי אתר אינטרנט. נשמע הזוי אך זאת המציאות.
לשאלתי מדוע הוא אינו משקיע באתר ראוי ובפרסום במדיות החברתיות השונות, התשובה היתה מאוד קצרה וממוקדת. לדבריו, כיום התחרות בענף הציוד המשרדי כל כך גבוהה עד כדי כך שהוא נתקל לא אחת באתרי אינטרנט שמוכרים את מוצריהם במחירי הפסד – וזה אחד שיודע על מה הוא מדבר.
הוצאות פרסום גבוהות ותחרות מפוצצת באגו, מביאים לכך שחנויות רבות לממכר מוצרים למשרד אינן מרוויחות כפי שהייתם מצפים אך המשפט האחרון אומר דבר נוסף – אתם, כבעלי עסקים, יכולים להרוויח מכך.
לנצל את התחרות כדי לחסוך כסף
מאחר שההיצע רחב כל כך וספקים רבים יהיו מוכנים ללכת לקראתכם רק כדי שתבצעו הזמנות שוטפות, המחירים יורדים וכוח המיקוח שלכם עולה.
על מנת לזכות בהנחות משמעותיות, עליכם לפנות זמן דרוש ולמפות את הצרכים שלכם באופן מדויק. הכינו רשימה של ציוד שעשיתם בו שימוש בשלושת החודשים האחרונים והבינו האם ההוצאות הללו היו הכרחיות.
לאחר שתגבשו רשימה סופית, בקשו הצעות מחיר מלפחות 3 ספקים מובילים שכוללות הכל כולל עלויות משלוח.
חשוב בשלב זה לערוך את ההשוואה לפי הצרכים שלכם. כלומר, אם ספק מסויים מציע מחירים ממש נמוכים בכל המוצרים פרט למוצר שמהווה את ההוצאה העיקרית, יכול להיות שלא ישתלם לכם לעבוד אתו ודווקא ספק יקרן יותר אך זול במוצרים שאתם זקוקים להם בכמויות הגבוהות ביותר יהיה הרבה יותר משתלם.
נקודה חשובה שצריך לזכור היא שתמיד ניתן להתמקח על המחיר הסופי שאתם משלמים וככל שכוח הקנייה שלכם גדול יותר, כך ניתן להשיג דילים הרבה יותר טובים (אם כי כבר נתקלתי בבעל עסק קטן שמוציא מחירים ממש לא רעים עבור ציוד משרדי הודות להשוואת מחירים והתמקחות.
מותגים פרטיים או לא מוכרים
למרבית בעלי העסקים לא ממש משנה באיזה צבע הקלסר או תחת איזה מותג הוא יושב – כל עוד הוא עושה את העבודה באופן המצופה.
לכן מומלץ במיוחד לבחון מותגים פרטיים של חברות גדולות שמייבאות את המוצרים בעצמן ולכן יכולות למכור אותם במחיר הרבה יותר זול.
לדוגמה – אפשר לרכוש קלסרים באתר קרביץ במחיר זול יותר באחוזים ניכרים.
לעתים מדובר בפריטים שמיוצרים על ידי המותג המוכר אך תחת שם החברה שהזמינה את הפריטים.
מה כבר סיימנו?
ממש לא. כדי להבטיח עלויות נמוכות לאורך זמן, עליכם לבחון את המחירים ולחזור על התהליך שהוסבר כל 6 חודשים או כל שנה. ענף הציוד המשרדי דינמי במיוחד ונתון לשינויים של כניסת מותגים וספקים חדשים ועל כן אתם צריכים להיות מעודכנים לפחות ברמה השנתית.
בדיקה שנתית של כל ההוצאות שלכם במשרד בדגש על ציוד משרדי יכולה לחסוך לכם הרבה יותר כסף ממה שאתם חושבים. מדובר בהוצאה "שקטה" ויקרה שעם ניהול נכון יכולה להצטמצם בסכומים שיפתיעו אתכם לטובה.
כתיבת תגובה